Fiscale bewaarplicht voor ondernemers

In Nederland is de fiscale bewaarplicht een wettelijke verplichting die geldt voor alle ondernemers. Maar deze verplichting vraagt ook wat van u. Om zeker te weten dat u voldoet aan deze verplichtingen geven we graag een overzicht van feiten.

Als ondernemer bent u in Nederland wettelijk verplicht om de administratie 7 jaar te bewaren, sommige documenten zelfs 10 jaar. En dat moet ook nog op een wijze waarop de Belastingdienst dit eenvoudig kan controleren. Dit geldt voor de zogenoemde basisgegevens; grootboek, voorraadadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Bij elke willekeurige controle moet u deze gegevens kunnen laten zien. De kans dat een inspecteur aanklopt is niet heel groot, toch adviseren wij u deze administratie goed op orde te hebben. Als uw administratie goed op orde is biedt dit ook inzicht voor uzelf!

Wat voor welke tijd

De 7 jaar bewaarplicht wordt gemeten vanaf het punt dat de actualiteitswaarde komt te vervallen. Is bijvoorbeeld uw leasecontract vervallen op 30 september, dan start op 1 oktober de 7 jaar bewaarplicht. Dit geldt voor de basisgegevens die hierboven zijn genoemd. Denk daarnaast ook aan een registratie van kilometers, zowel zakelijk gebruik van de privé auto of het niet privé gebruiken van de zakelijke auto. Naast deze gegevens moeten ondernemers ook stamgegevens met betrekking tot bijvoorbeeld artikelbestanden, debiteuren en crediteuren bewaren. Mutaties hierin moeten daarin te herleiden zijn.
Heeft u een bedrijfspand? Voor de gegevens over onroerende zaken geldt een bewaarplicht van tien jaar. Deze is ook van toepassing als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert én heeft gekozen voor de OSS-regeling.

Hoe moeten facturen bewaard worden

Heel belangrijk is dat een factuur wordt bewaard op de manier zoals deze ontvangen is. In originele staat. Het uitprinten van een digitale factuur en geprint bewaren is dus niet een factuur bewaren in originele staat. Deze moet u dus digitaal opslaan. Daarbij moet u wel weten dat het niet alleen gaat over de bijlage, de factuur dus. Maar u moet ook de mail opslaan waarin de factuur als bijlage zit. Zo kunnen de afgeleide gegevens altijd terug herleid worden naar de brongegevens.

Digitaal bewaren

Een digitale factuur kan op meerdere wijzen goed bewaard worden. Belangrijk hierbij is dat men nog 7 jaar daarna ook bij de gegevens kan. Werkt u met een eigen server, zorg dan voor een goede back-up. Maak structureel een nieuwe back-up en zorg dat deze op een andere plaats bewaard word, bijvoorbeeld een externe harde schijf. Liever opslaan in de cloud? Dat is voor nu wel de meest veilige en betrouwbare optie. De data kan op deze manier niet crashen en is toegankelijk vanaf elke locatie. Zorg hierbij natuurlijk wel voor een goede beveiliging.

Fysiek bewaren

Ontvangt u een fysieke factuur? Deze mag u wel digitaliseren en digitaal bewaren. Wel moet dit via een scan&herken methode, dus via een digitaliseringstool die de factuur ook koppelt aan uw boekhoudprogramma.

Van fiscaal naar digitaal

Wanneer u gegevens bewaard op bijvoorbeeld een floppy of een document dat alleen in een oude Windows versie geopend kan worden. Dan bent u ook verlicht om de apparatuur die dit kan openen te bewaren. Zomaar gegevens van het ene medium overzetten naar een ander (bijvoorbeeld de inhoud van een cd-rom overzetten naar een USB stick) mag niet. Hier zitten een aantal regels aan gekoppeld:

• de conversie moet juist en volledig gebeuren.
• de geconverteerde gegevens moeten gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn.
• gegevens moeten binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren zijn.

Voldoet u aan alle genoemde punten die van toepassing zijn? Dan hoeft u de papieren versie niet meer te bewaren. Alle documenten mogen gedigitaliseerd worden en de oude papieren verwijderd met als uitzondering:

1. balans
2. de staat van baten en lasten
3. bepaalde douanedocumenten

Berichten via e-mail, WhatsApp, sms en zelfs Facebook dient u te bewaren zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt. Dit geldt ook voor een digitale agenda.

Overstappen

Wilt u naar een volledig digitale boekhouding? Laat u dan goed informeren en richt uw administratie zo in dat u voldoet aan de wettelijke bewaarplicht. Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact op met uw relatiebeheerder.